Inledning

Sidan beskriver på en övergripande nivå hur Lidköpings kommun arbetar med sociala medier. Genom att följa detta kan vi tillsammans hålla en hög kvalitet och säkerställa att vi uppfyller de krav som ställs på oss som offentlig organisation. Alla som använder sociala medier i Lidköpings kommuns namn ska följa våra gemensamma rutiner.

Dialog, nätverkande och interaktion är de centrala funktionerna i sociala medier och därför innebär deltagande i sociala medier att öppna upp för en dialog kring det innehåll verksamheten publicerar. Exempel på några vanliga sociala medier är Facebook, Instagram och Youtube.

Syfte

Syftet är att tydliggöra ansvar och korrekt hantering för att säkerställa kvalitén för Lidköpings kommuns närvaro i sociala medier.

Lidköpings kommun och sociala medier

Lidköpings kommun använder sociala medier som ett komplement till andra kanaler för extern kommunikation. Lidkoping.se är den primära plattformen för information och service. Alla verksamheter ska hålla sin information på webben uppdaterad. När detta grundkrav är tillgodosett kan ytterligare en kanal bli aktuell. Innehållet i sociala medier ska anpassas till kanalen och komplettera informationen och bilden av verksamheten.

Lidköpings kommun använder sociala medier för att skapa relationer, öka delaktighet och förståelse för kommunens verksamheter samt främja dialog och stärka varumärket Lidköpings kommun. De sociala medier Lidköpings kommun beslutat att använda är Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube och Vimeo.

Ansvar och resurser

Medarbetare som publicerar innehåll i Lidköpings kommuns sociala medier har ansvar för att innehållet som publiceras är relevant och riktigt. Att använda sociala medier kräver både engagemang och kontinuitet. Verksamheten måste ha kunskap och kunna avsätta den tid och de resurser som behövs.

• Innan ett konto startas ska en värdering göras utifrån om målsättning och syfte med kontot redan kan tillgodoses med befintliga kanaler som lidkoping.se, lärplattform eller andra kanaler.
• Det ska finnas ett uppdrag från chef när medarbetare ska använda sociala medier i tjänsten. Chef ger uppdrag för verksamhetens närvaro i sociala medier och utser administratörer, avsätter tid och resurser för dem att arbeta kvalitativt med kontot och ansvarar för att hantering sker i enlighet med riktlinjer och rutiner.
• Administratör ansvarar för det aktuella kontot och dess inlägg, svar, uppsikt, diarieföring, gallring, arkivering, löpande utvärdering samt rapporterar in lösenord och ändringar till kommunikationsavdelningen.
• Kommunikationschef har övergripande ansvar för kommunens närvaro i sociala medier, beslutar i strategiska frågor, godkänner verksamhets närvaro i sociala medier och kan besluta om avslutande av konton.
• Kommunikationsavdelningen administrerar kommunens övergripande sociala mediekonton, har uppsikt över kommunens övriga konton, tar fram regler och rutiner för sociala medier.

Förutsättningar för konto

Innan ett konto kan startas ska chef och administratör ha läst igenom våra gemensamma rutiner. Minst två administratörer ska vara utsedda för kontot och rutiner för bevakning och underhåll ska vara klargjorda och skriftligt dokumenterade. Inloggningsuppgifter ska meddelas kommunikationsavdelningen i samband med att kontot aktiveras.

Avtal

När ett konto skapas på en social medieplattform ingår du ett avtal med en extern part. Det innebär att du måste läsa igenom och ta till dig respektive plattforms användarvillkor. När du accepterar villkoren förbinder du dig till att följa dem. Avtal ska därför noga läsas igenom för kunskap om vad det förbinder verksamheten till.

Lagstiftning

Som kommun ska vi sköta våra konton enligt de lagkrav som finns. När det gäller sociala medier måste vi ha kännedom om och förhålla oss till följande:

• Dataskyddsförordningen (GDPR) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor (BBS-lagen) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Tryckfrihetsförordning och när den kan och ska tillämpas på digitala publikationer Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Lagen om elektronisk kommunikation (LEK) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Upphovsrättslagen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Språklagen (klarspråk) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Offentlighetsprincipen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Sekretesslagarna Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Lagen om digital offentlig service (tillgänglighet) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Allmänna handlingar

All information, inlägg och kommentarer som myndigheter gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndighet, blir allmänna handlingar och ska hanteras som sådana enligt ordinarie regler och rutiner.

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska diarieföras. Handlingar av tillfällig eller ringa karaktär behöver inte diarieföras, till exempel enkla förfrågningar om information, öppettider och dylikt.

Allmänna handlingar ska kunna lämnas ut vid förfrågan. Innehåll på sociala medier, förutom sekretessuppgifter och otillåtet material, ligger kvar i plattformarna/kanalerna så länge de tillåter.

Diarieföring

Kommentarer, inlägg, bilagor och material som kommer in till kommunen i de sociala medier där kommunen är aktiv blir allmänna handlingar och ska diarieföras om de: är klagomål eller synpunkter, berör ett pågående ärende,
initierar ett ärende.

Handlingar som inkommer via verksamhetsspecifika konton ansvarar verksamheterna själva för att bevaka och diarieföra.

Gallring

Innehåll med sekretessuppgifter och otillåtet material ska omedelbart tas bort och diarieföras efter att innehållet i meddelandet och information om avsändare sparats. Innehåll som är kopplat till pågående ärende eller initierar ett ärende ska tas bort och flyttas till diariet.

Innehåll som ska tas bort:

• Förtal, hot, personliga angrepp eller förolämpningar.
• Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier.
• Olovliga våldsskildringar eller pornografi.
• Uppmaningar till brottsliga aktiviteter.
• Olovligt bruk av upphovsrättsskyddat material.
• Svordomar och obscena ord.
• Reklam och propaganda.
• Sekretessbelagda uppgifter.

Arkivering

Huvudregeln för bevarande av sociala medier är att informationen bevaras i det sammanhang den publicerats i, och på ett sätt som liknar publiceringens ursprungliga form. Flera sociala medier har stöd för att spara ner information från sidorna i html-format. Hur detta hanteras beskrivs i verksamheternas dokumenthanteringsplaner.

Hantera personuppgifter enligt GDPR

Du som redaktör måste följa dataskyddsförordningen. Vänd dig till din kontaktperson GDPR om du behöver stöd kring vad som gäller kring hantering av personuppgifter och vad som anses vara en personuppgift.

Ansvaret för personuppgifter i våra sociala mediekonton ligger hos verksamheten. Det är varje enskild nämnd som är ytterst ansvarig.

Tillgänglighet

Lidköpings kommun har lagstiftning och formella krav på tillgänglighet att förhålla sig till oavsett om det rör sig om bild, text, film eller webb. Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., digg.se) kräver att digitalt innehåll ska vara möjligt att uppfatta, oavsett eventuell nedsättning av exempelvis syn eller hörsel hanterbart, det vill säga möjlig att interagera med begripligt och robust, det vill säga kunna användas med ett brett spektrum av olika användarprogram, såsom webbläsare eller tekniska hjälpmedel.

När vi kommunicerar inkluderande får fler människor från olika sammanhang och med olika förutsättningar möjligheten att höras, synas och att påverka.

Uppföljning

Kommunen ska ha övergripande uppsikt över sina sociala mediekonton. Konton ska regelbundet följas upp för att upprätthålla att kontots mål och användning är relevant och aktuell.

Konton som inte har någon eller låg aktivitet, saknar tydligt syfte eller har alltför snäv målgrupp, inte följer rutinerna, inte bedöms tillföra värde till kommunens samlade kommunikation eller på annat sätt inte är representativa för Lidköpings kommun ska avslutas.