Innan du lägger in ett dokument, tänk efter om det verkligen behöver vara ett dokument eller om innehållet kan publiceras som vanlig text på en innehållssida. Vanlig text på en innehållsida är alltid mer tillgängligt än ett dokument.

Ansvar

Varje verksamhet ansvarar för att rätt version av dokument publiceras och att rensning sker regelbundet.

Dokument-format

• Dokument som publiceras för nedladdning ska normalt vara i PDF-format.
  
• Dokumentet bör utformas så att det enkelt kan läsas på skärm (inte behöver skrivas ut).

Dokument-storlek

Vi har ingen max-storlek för dokument på webben men det är bra att försöka hålla ner storleken till exempel genom att komprimera bilderna i Word (klicka på en bild, välj fliken Format-"Komprimera bilder") eller välja "Minska filstorlek" i Acrobat. Undvik att ladda upp tunga tryck-original.

Döpa filer

• Tänk på att filen ska ha ett tydligt namn som beskriver vad dokumentet innehåller – förslagsvis samma sak som dokumentet heter (det som står på dokumentets första sida). Vid sökning på lidkoping.se är det filens namn som blir rubrik i sökresultatet.
• Undvik så långt det går datum och årtal i namnet om det är en fil som kommer att bytas ut mot nya versioner. Då kan du enkelt byta ut filen utan risk för trasiga länkar.
  
• Använd inte tecknet "/" i filnamnet – då kan inte filen öppnas.

Gör dokumentet tillgängligt

Ett tillgängligt dokument gör det möjligt för till exempel blinda, synsvaga, dyslektiker och funktionsnedsatta att ta del av informationen i dokumentet. Det finns mycket man kan göra men vi har plockat ut de delar som verkar viktigast.

1. Se till att dokumentets titel står i dokumentegenskaperna och ta bort eventuell annan info i dokumentegenskaperna, till exempel författare (i Word eller Acrobat).
2. Se till att PDF-dokumentet är taggat (i Acrobat).
3. Textidentifiera inskannade dokument (i Acrobat).

Spara dokument i Sitevision

Alla dokument sparas i filarkivet i lämplig mapp – skapa en mapp om det inte finns någon. Spara inte dokument på sidan då filen inte blir sökbar i filarkivet. Det går heller inte att länka till filer som ligger på sidan.

Länka till dokument

Dokument ska precis som webbsidor öppnas i samma fönster, bocka alltså inte i att filen ska öppnas i nytt fönster.

Filer på extrawebbar

Om filen du ska länka till ligger i dokumentarkivet och visas med fildelning på servicewebben länkar du till filen där den bor på servicewebben: kopiera länken till filen i dokumentarkivet (genom att klicka på filen i dokumentarkivet på servicewebben, ej i redigeringsläget) för att få rätt url. Skapa en extern länk på sidan på fördjupnings-/extrawebben och klistra in url:en.

Ta bort länk till dokument

Om du tar bort en länk till ett dokument så är det bara själva länken som tas bort från sidan – filerna finns fortfarande kvar i filarkivet. Ta även bort filen.

Byta ut dokument

När du ska byta ut ett befintligt dokument är det viktigt att du döper det nya till exakt samma namn som den gamla. När du laddar upp det nya får du frågan om du vill ersätta befintlig fil med samma namn, gör du det så byts den gamla filen ut mot den nya och inga ev länkar till filen bryts.

Om en publicerad fil har datum eller årtal och du ska byta ut det till en ny version är ett tips att i Sitevisions filarkiv döpa om det till den nya filens namn och sedan ladda upp den nya filen och välja att ersätta den gamla när Sitevision frågar om du vill ersätta filen som finns med samma namn. Då undviker du brutna länkar.

Ta bort dokument från filarkivet

Om du vill ta bort en fil ur filarkivet, tänk på att först kontrollera så att det inte finns länkar till filen från några sidor.

Används filen på sidor?

• Sök på dokumentets filnamn i Sitevisions sök, klicka på filnamnet.
• Under Referenser, klicka på "Visa innehåll som refererar hit. OBS! Denna operation kan ta lång tid.", så visas de sidor där filen visas, om den finns på andra sidor.
• Ta inte bort själva filen om det finns länkar till den från sidor (dock ingen fara att ta bort filen om sidorna är avpublicerade eller testsidor). Alternativt, om filen måste tas bort t.ex. för att verksamheten har sagt att den är inaktuell, se till att länkarna från referenssidorna tas bort/justeras, så att det inte blir brutna länkar.

Vad är en tillgänglig PDF?

Ett strukturerat och taggat dokument gör det möjligt för hjälpmedlet att:

• Presentera innehållet i rätt ordning.
• Skilja på rubriker, underrubriker och löpande text.
• Identifiera listor, tabeller och bildbeskrivningar.
  
• Söka efter och identifiera rubriker, länkar, listor, tabeller, formulär och bilder.
• Skapa länklistor och rubriklistor för att få överblick över dokumentet.
• Navigera mellan länkar och formulärsfält med ”TABB”-tangenten, det vill säga utan mus.
• Läsa upp beskrivningar av bilder och andra grafiska objekt.
  
• Läsa upp beskrivningar av formulärsfält och kryssrutor.

Vem får problem med otillgängliga PDF-dokument?

Med åren upplever många människor att de ser sämre och har svårare att träffa rätt med muspekaren. Genom att lösa problem som blinda, synsvaga, dyslektiker och rörelsehindrade har kan man därför underlätta för många användare.

Information från Funka.nu Länk till annan webbplats.