Anvisningarna beskriver hur vi på Lidköpings kommun arbetar med våra webbplatser.

Syfte

Syftet med anvisningarna är att beskriva vad som gäller för Lidköpings kommuns webbplatser. Våra huvudsakliga utgångspunkter är att vi:

• alltid utgår från målgruppernas behov när vi publicerar innehåll och funktioner
• stödjer oss på fakta och statistik istället för åsikter när vi gör förändringar av innehållet.

Våra webbplatsers relation till varandra

Servicewebben lidkoping.se är basen i webbfamiljen som även består av ett antal delwebbplatser. Webbplatserna förvaltas och utvecklas på en gemensam webbplattform.

Det ska vara enkelt för användarna att hitta information och därför ska innehållet vara sökbart direkt från servicewebben. Alla delwebbplatser i webbfamiljen har länkar till lidkoping.se i sidfoten.

Ansvar

Respektive verksamhet ansvarar för att ta fram, granska och svara för det innehåll som användarna behöver. Kommunikationschef har ett övergripande strategiskt ansvar och godkänner utveckling av våra webbplatser.

Verksamhetens ansvar

Verksamhet ansvarar för att innehållet (bilder, texter, dokument, ljudfiler och så vidare) är korrekt och uppdaterat och att det rensas vid behov. För att säkerställa detta ska verksamheten gå igenom alla sidor minst en gång per halvår. Innehållet ska regelbundet bedömas och korrigeras utifrån inkomna synpunkter.

Varje sida har en sidansvarig som får en påminnelse via mejl två gånger om året att se över innehållet på sidan.

Kommunikationsavdelningens ansvar

• Samordning
• Uppföljning och revidering av webbanvisningar
• Övergripande ansvar för innehåll, språk, struktur, design och grafisk form
• Övergripande utveckling för nya funktioner
• Behörigheter (tilldelning)
• Support
• Statistik och uppföljning
• Central gallring och avpublicering av gamla nyheter och puffar

Förutsättningar för att arbeta med webbplatsen

För att publicera och redigera innehåll ska du uppfylla dessa kriterier:

• Vara medarbetare i Lidköpings kommun.
• Vara en van datoranvändare.
• Ha avsatt arbetstid för att arbeta med webbplatsen.
• Vara en duktig webbskribent.
• Gå en utbildning i webbpublicering.
• Ha grundläggande kunskaper i att analysera och förstå bilder och filmer.
• Ha kunskap om, hålla sig uppdaterad och arbeta efter kommunens webbanvisningar, skrivregler, informations- och säkerhetspolicy samt gällande lagstiftning exempelvis DOS-lagen Länk till annan webbplats. och Dataskyddsförordningen (GDPR).

Behörighetsnivåer

Det finns två behörighetsnivåer, redaktör och publicist.

Redaktör

• Har huvudansvar för verksamhetens sidor.
• Är kontakten mellan verksamheten och kommunikationsavdelningen vid utveckling och support kring webbplatsen.
• Publicerar nyheter och puffar på delwebbplatsens startsidor.
• Går igenom webbplatsens fil- och bildarkiv minst en gång per halvår för att ta bort inaktuella filer och bilder.
• Går igenom verksamhetens nyhetsarkiv minst en gång per halvår för att avpublicera inaktuella nyheter.
  
• Ansvarar för att innehållet är tillgänglighetsanpassat.
• Meddelar kommunikationsavdelningen om en person inte längre ska ha uppdraget som redaktör eller publicist.

Publicist

• Arbetar med innehållet på verksamhetens sidor.

Tillgänglighet och lagar

Som offentlig myndighet är vi som kommun enligt lag skyldig att ha hög tillgänglighet på våra webbplatser. Det innebär att vi ska strävar efter att säkerställa att användarna kan ta del av och förstå innehållet, oberoende av utrustning, webbläsare och hjälpmedel.

Våra webbplatser ska följa standarder och vara byggda utifrån gällande lagstiftning och rekommendationer inom webb, tillgänglighet och informationssäkerhet.

Lidköpings kommun följer:

• De nationella webbriktlinjerna Länk till annan webbplats.
• Tillgänglighetlagstiftning Länk till annan webbplats.
• Dataskyddsförordningen Länk till annan webbplats.
• Så bygger du webb för alla - Vägledning för webbutveckling (webbriktlinjer.se) Länk till annan webbplats.
• Lidköpings kommun informationssäkerhetspolicy

Registrering av personuppgifter

Om vi samlar in personuppgifter, ska vi på webbplatsen tydligt beskriva vilka uppgifter som lagras, varför vi lagrar dem, hur de används och om de delas med andra register. Användaren ska kunna godkänna hur uppgifterna får användas, till exempel vid anmälan till en kurs, e-tjänst eller enkät.

Webbadresser - URL

Lidköpings kommun använder URL, Uniform Resource Locator, som är beskrivande, då det ger högre sökbarhet. URL för sidor på lidkoping.se och delwebbplatser: www.lidkoping/sidnamn samt domänadresser.

Kortadresser, lidkoping.se/xxx

Kortadressen kan användas när det finns ett tydligt syfte och behov av en enkel adress till sidan eller visst innehåll på en sida. Kommunikationsavdelningen fattar beslut om kortadresser. Varje kortadress ska ha en person som ansvarar för adressen och innehållet på sidan.

Exempel på när det kan vara lämpligt med en kortaadress är när det finns behov av att

• aktivt jobba med ett budskap till en riktad målgrupp, till exempel en mässa
• hänvisa till en webbsida för mer information i till exempel ett dokument eller sociala medier.

Innehåll och struktur

Text

Språket ska vara enkelt och konsekvent. Det gör webbplatsen lättare att använda och förstå för alla målgrupper. Vi undviker alltid dubbelpublicering. Om informationen finns på en annan webbplats hänvisar vi med länk till denna.

Bild

Bilder som används ska vara av hög kvalité och tillföra något till sammanhanget. Det kan handla om att visualisera en fråga, skapa en särskild stämning eller att bekräfta besökarens kunskap.

Publicera inte bilder utan att säkerställa att de som är med på bilden har gett skriftligt samtycke. Bilder ska publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.

Dokument

I första hand arbetar vi med HTML. Dokument i andra format än HTML försvårar åtkomsten till informationen för många eftersom det ofta krävs extra programvara för att komma åt den. Överväg om innehållet kan publiceras på annat sätt än som dokument.

Läs mer i Webbdirektivet Länk till annan webbplats.

Våra webbplatser ska vara åtkomliga med program som inte kostar något eller tvingar användaren att använda en viss datorplattform (öppna standarder).

De dokument som publiceras ska vara tillgängliga enligt våra webbmanualer:

Video/rörlig bild

Alla filmer ska vara textade. Rekommendationen är att alltid erbjuda ett alternativ till videon i text.

Publicera ingen film utan att säkerställa att de som är med i filmen skriftligt har godkänt publicering. Videor ska publiceras i enlighet med gällande lagstiftning kring personuppgifter och upphovsrätt.

Kompletterande visualisering

Textbaserad information kompletteras med fördel med diagram, infografik, kartor, ljud och andra visualiseringar för att göra innehållet lättare att ta till sig och förstå. Kartor kan exempelvis användas för att visa geografisk utbredning eller förekomst av olika tjänster och service.

Översättningar till andra språk

Finns behov av kvalitetssäkrad översättning av innehållet sker det i samverkan med kommunikationsavdelningen och finansieras av verksamheten.

Struktur

Informationen struktureras efter informationsbehovet hos besökarna. Det som är viktigast, mest efterfrågat och mest använt av de flesta ska vara enklast att hitta och utföra på webbplatserna.

• Besökaren ska inte behöva känna till kommunens organisation och verksamhet för att hitta den information den behöver.
• Strukturen ska vara konsekvent för att underlätta för besökaren.
• Samma information ska endast finnas publicerad (lagrad) på ett ställe (men kan synas på fler ställen).

Kommunikationsavdelningen ansvarar för struktur och för eventuella förändringar i strukturen.

Krisinformation

Vid en allvarlig händelse (kris/katastrof) alternativt vid förebyggande arbete för att undvika en allvarlig händelse används en krisinformationsfunktion som syns på samtliga sidor på webbplatsen. Den kopplas till en krisnyhet som sedan används under den tid krisen pågår och uppdateras genom att ny kvalitetssäkrad information om händelsen noteras högst upp i nyheten med nytt datum/ny tid.

E-tjänster

Med e-tjänster menas de digitala tjänster som finns åtkomliga på våra webbplatser eller som vi länkar vidare till.

Krav:

• Det ska tydligt framgå att det är Lidköpings kommun som är avsändare.
• E-tjänsterna ska följa lagstiftning kring tillgänglighet, användbarhet och säkerhet.
• E-tjänsterna ska fungera responsivt.
  
• E-tjänsterna ska ha ett begripligt språk.
• Det ska gå att ångra, korrigera eller få bekräftat de transaktioner som görs inom e-tjänsten.
• Det ska gå att lämna återkoppling om e-tjänsten.
• Det ska finnas kontaktuppgifter vid eventuella frågor.

Uppföljning

För att säkerställa att webbplatsen möter användarnas behov mäter och analyserar vi kontinuerligt innehållet. Detta hjälper oss att utveckla och förbättra webbplatsen så att den uppfyller våra mål.

Uppföljning på olika nivåer

Övergripande nivå: Hur effektivt möter webbplatsen behoven hos våra prioriterade målgrupper? Är det enkelt att hitta svar på frågor och genomföra sina ärenden?

Delnivå: Djupare analyser av specifika sidor och avsnitt för att identifiera förbättringsmöjligheter.

Sakfrågenivå: Specifika insatser som kampanjer eller riktad kommunikation, för att bedöma effekten av särskilda åtgärder.

Arkivering

Innehållet på våra webbplatser ska arkiveras enligt gällande arkivlagstiftning.